VISIONE DI DOCUMENTI CONTABILI E OBBLIGHI DELL'AMMINISTRATORE Per lungo tempo i giudici hanno affermato che il potere del singolo condomino di controllare la gestione dell'amministratore e la documentazione ad essa inerente sussiste, normalmente, in sede di rendiconto annuale presentato dall'amministratore medesimo, nonché di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, mentre, all'infuori di tale sede, il diritto del condomino stesso di ottenere dall'amministratore l'esibizione di determinati documenti contabili può essere riconosciuto solo ove si dimostri uno specifico interesse al riguardo.
Con una recente sentenza, però, la Corte di Cassazione, affrontando nuovamente il problema degli obblighi dell'amministratore condominiale in relazione alle richieste dei condomini di esaminare i documenti contabili, ha precisato che, in qualunque momento, ciascun condomino dispone del diritto di chiedere di verificare la documentazione contabile e che l'amministratore, se non vi sono impedimenti determinati dal principio di correttezza, non può opporsi a tale richiesta, potendo chiedere all'interessato soltanto il rimborso delle spese collegate alla richiesta di esibizione (Cass. n.15159 del 29 novembre 2001).
La vicenda che ha portato alla decisione di cui sopra è iniziata quando un condomino richiedeva al proprio amministratore di consegnargli le copie fotostatiche di quattro fatture relative a spese sostenute dall'amministrazione, relative agli esercizi precedenti (1993 e 1994). L'amministratore si rifiutava di soddisfare la richiesta, rilevando che il singolo condomino aveva il potere di visionare la documentazione solo in sede di rendiconto annuale, mentre i documenti oggetto della richiesta dell'attore si riferivano a bilanci pregressi, a suo tempo regolarmente approvati dall'assemblea.
Il condomino si rivolgeva, allora, al Pretore che, però, gli dava torto. Successivamente anche il Tribunale respingeva le sue richieste sulla base della seguente motivazione: una volta approvato il bilancio consuntivo dall'assemblea con le maggioranze prescritte, non è consentito ai condomini rimettere in discussione i conteggi approvati, ma solo ricorrere all'autorità giudiziaria nei casi e nei tempi di cui all'art.1137 cod. civ.; pertanto, al di fuori dei giorni precedenti la convocazione dell'assemblea per l'approvazione del bilancio, o durante lo svolgimento dell'assemblea stessa, il diritto di disporre e controllare i documenti di spesa può essere esercitato solo entro un lasso di tempo ragionevole, tale da consentirne il reperimento, e, comunque, in presenza di uno specifico, concreto ed attuale interesse al riguardo, che, nella specie, l'attore (cioè il condominio) non aveva saputo o voluto indicare.
Il condomino, allora si rivolgeva alla Suprema Corte che, finalmente, gli dava ragione.
Del resto l'amministratore, per ragioni del suo ufficio, detiene i registri ed i documenti contabili afferenti alla gestione e riguardanti gli stessi condomini, i quali, in definitiva, sono i proprietari di detta documentazione.
In ogni caso il potere dei condomini di vigilare e di controllare in ogni tempo la gestione dell'amministratore, eventualmente in funzione della proposizione del ricorso all'assemblea contro i provvedimenti di lui o della richiesta di revoca, non sono inconciliabili con il rapporto di mandato che si instaura tra amministratore e condomini, i quali, in quanto mandanti, sono titolari dei poteri di vigilanza e di controllo previsti dal contratto di mandato; inoltre, posto che i condomini contro i provvedimenti presi dall'amministratore, in ogni tempo, possono proporre ricorso all'assemblea e chiederne la revoca, non vi è ragione per impedire ai condomini di esercitare, in ogni tempo, la vigilanza ed il controllo sullo svolgimento dell'attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni e, perciò, di prendere visione dei registri e dei documenti che li riguardano.
Si noti che i condomini possono visionare i documenti senza la necessità di specificare la ragione per cui vogliono prendere visione o estrarre copia dei documenti: spetta semmai all'amministratore dedurre e dimostrare l'insussistenza di qualsivoglia interesse effettivo in capo ai condomini, perché i documenti personalmente non li riguardano, ovvero l'esistenza di motivi futili o inconsistenti e comunque contrari alla correttezza.
Tuttavia il condomino che vuole visionare e fotocopiare i documenti contabili deve rispettare alcune regole.
Ø La vigilanza ed il controllo dei documenti non devono intralciare l'attività dell'amministratore (quindi è necessario concordare con l'amministratore il giorno e l'ora per la visione dei documenti: il condomino che chiede all'amministratore l'esibizione dei documenti deve saper attendere il tempo ragionevolmente necessario e non può pretendere che l'amministratore e i suoi dipendenti trascurino tutti gli altri loro impegni professionali ed ogni attività dello studio per dare modo al condomino di visionare immediatamente ciò che chiede).
Ø Il condomino che chiede di fotocopiare alcuni documenti deve pagare il costo delle fotocopie
LA COSTITUZIONE DEL FONDO CASSA CONDOMINIALE Alcuni regolamenti di Condominio o, talvolta, delibere assembleari prevedono l'istituzione di un fondo cassa condominiale il cui scopo può essere generico (eccezionali necessità) o precisamente determinato, come ad esempio nel caso in cui sia previsto l'accantonamento in un fondo di somme per affrontare opere di manutenzione di notevole entità alle parti e/o impianti comuni od per affrontare squilibri tra il bilancio di previsione e le spese effettive.
Spesso però il fondo cassa condominiale costituisce uno strumento particolarmente adatto per evitare che l'amministratore, a causa delle morosità dei condomini, non abbia a disposizione le somme che devono essere pagate con urgenza. L'obbligo di contribuzione grava su tutti i condomini ma, nel caso in cui uno o più condomini ritardino od omettano del tutto di pagare le loro quote, l'amministratore può non essere in grado di fronteggiare le richieste dei creditori del Condominio, lasciandolo così esposto alla possibilità di pericolose azioni legali. In tali casi, la presenza di un fondo cassa" è particolarmente utile: se non vengono pagate le somme richieste nei termini stabiliti i condomini-debitori sono tenuti a corrispondere gli interessi di mora ed, in caso di perdurante rifiuto a pagare, sono costretti a rimborsare anche tutte le onerose spese legali relative alle azioni esecutive intraprese dai creditori.
Quindi, in mancanza di diversa convenzione adottata all'unanimità quale espressione dell'autonomia negoziale, la ripartizione delle spese condominiali deve necessariamente aver luogo secondo i criteri di proporzionalità fissati nell'art. 1123 cod. civ. e, pertanto, non è consentito all'assemblea condominiale, deliberando a maggioranza, di ripartire tra i condomini non morosi il debito delle quote condominiali dei condomini morosi.
Tuttavia, in ipotesi d'effettiva improrogabile urgenza di trovare le somme necessarie, come nel caso d'aggressione con azioni esecutive da parte di creditori del Condominio, può ritenersi consentita una deliberazione assembleare con la quale, similmente a quanto avviene in un rapporto di mutuo, si tenda a sopperire all'inadempimento del condomino moroso con la costituzione d'un fondo cassa ad hoc tendente a evitare danni ben più gravi nei confronti dei condomini tutti, esposti alle azioni dei terzi.
Dopo aver pagato i creditori, però, l'amministratore, in ragione dell'ufficio privato conferitogli con la nomina, ha il potere-dovere di attivarsi, sia per l'esazione delle quote originariamente dovute e non versate sia per il recupero dei maggiori oneri (interessi e spese legali) sopportati dal Condominio in conseguenza delle azioni del terzo creditore, nei confronti dei condomini la cui morosità ha dato luogo allo stato di necessità in ragione del quale è stata adottata la delibera, ed, in seguito, dovrà adempiere all'obbligazione di restituzione nei confronti dei condomini con le contribuzioni dei quali, effettuate in ottemperanza alla delibera, era stato costituito il fondo speciale destinato a far fronte allo stato di necessità.
In ogni caso l'amministratore deve rispettare scrupolosamente la destinazione del fondo. L'esistenza del fondo di riserva poi deve risultare nel rendiconto annuale, così come in esso deve risultare l'uso che eventualmente ne sia stato fatto durante la gestione.
Per quanto riguarda infine le maggioranze assembleari si può affermare che, di regola, il fondo cassa speciale può essere legittimamente deliberato dall'assemblea soltanto quando sono favorevoli tutti i condomini; ma che invece, nelle situazioni di effettiva e dimostrabile emergenza, è valida la delibera approvata con il voto della sola maggioranza.
IL CONFLITTO D'INTERESSI NEL CONDOMINIO Si parla spesso di conflitto d'interessi nel mondo politico.
Tuttavia questo fenomeno può presentarsi anche in ambito condominiale.
Il codice civile però non specifica quando sussiste il conflitto d'interessi nel condominio, e quali iniziative e/o correttivi in sede assembleare si debbano assumere.
Nulla prevedendo il codice, sono sempre intervenuti i giudici a risolvere le situazioni di conflitto condominiali applicando per analogia la disciplina prevista per le società, secondo la quale il diritto di voto non può essere esercitato dal socio nelle deliberazioni in cui egli ha, per conto proprio o di terzi, un interesse in conflitto con quello della società; se tale divieto non viene rispettato, la deliberazione, qualora possa recare danno alla società, è impugnabile nel caso in cui, senza il voto del socio che avrebbe dovuto astenersi dalla votazione, non si sarebbe raggiunta la necessaria maggioranza; inoltre la stessa normativa societaria prevede che gli amministratori non possono votare nelle deliberazioni riguardanti la loro responsabilità.
Applicando questi principi al condominio, i giudici hanno affermato i millesimi di quei condomini che, rispetto a una deliberazione assembleare, siano portatori d'interessi propri in conflitto con quelli del condominio, siano considerati ai fini della validità dell'assemblea (cioè servano per il quorum costitutivo, per stabilire se ci sono i millesimi necessari per deliberare) ma non siano considerati per calcolare le maggioranze necessarie per approvare le delibere assembleari rispetto alle quali siano in conflitto d'interessi (cioè non siano considerati per il quorum deliberativo).
Ciò premesso, occorre rilevare che i casi nei quali può verificarsi, in un'assemblea condominiale, un conflitto di interessi sono diversi: ad esempio quando un condomino presenti la propria candidatura quale amministratore e, delegato da altri condomini, partecipi ugualmente alla votazione oppure quando, in caso di delibera che abbia per oggetto l'introduzione di un giudizio tra il condominio e un condomino, lo stesso condomino cui si vuole fare causa partecipi alla decisione oppure quando, si deve deliberare di affittare la casa del portiere ad un condomino e quest'ultimo partecipi al voto nel suo interesse.
Recentemente poi è stata dichiarata la nullità della delibera che aveva assegnato i lavori per la manutenzione straordinaria del fabbricato all'impresa di un altro condomino, il quale aveva votato in favore, pur trovandosi nella posizione di evidente potenziale conflitto con gli interessi del condominio.
In ogni caso, sempre tenendo presente la disciplina societaria di cui sopra, i giudici hanno anche precisato che l’amministratore di condominio, delegato da un condomino (senza vincolo di manifestazione della scelta), non può votare nella stessa delibera nella quale viene decisa, oltre la sua eventuale conferma alla carica, anche l’approvazione del consuntivo, cioè la sua stessa gestione del condominio: in questo caso il conflitto è palese.
Si è invece escluso il conflitto nel caso di una delibera che aveva approvato l'esecuzione di lavori relativi a parti comuni con il voto favorevole di uno dei condomini, presidente del consiglio di amministrazione e rappresentante legale dell'impresa incaricata di eseguire i lavori: secondo i giudici la semplice posizione di Amministratore di una impresa a cui viene affidata l'esecuzione di lavori che riguardano parti comuni, non basta, di per sé a dare vita a un conflitto di interessi (tale conflitto sussisterebbe soltanto nel caso in cui il condomino in questione, nella sua qualità di amministratore dell'impresa, perseguisse un interesse contrastante con quello che ha il Condominio alla esecuzione a regola d'arte al giusto prezzo dei lavori sulle parti comuni).
E ancora secondo i giudici il condomino che si è dissociato ex art. 1132 c.c. da una lite promossa dal condominio può legittimamente votare e con il suo voto determinante far approvare una delibera assembleare avente oggetto l'abbandono della lite sia perché nessuna norma lo impedisce sia perché non può negarsi in fatto un concreto interesse, che non è in "potenziale conflitto" con quello condominiale, anche dei condomini dissenzienti a partecipare alle deliberazioni assembleari favorevoli ad un ripensamento sull'opportunità e necessità del giudizio.
Quindi, perchè una delibera condominiale, approvata con il voto di un condomino che non avrebbe dovuto votare per essere portatore di un interesse in conflitto con quello del condominio, risulti invalida, occorre dimostrare in giudizio concretamente l'ingiusto vantaggio che il condomino in conflitto d'interessi intende assicurarsi a danno degli altri condomini.
